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7 consejos para organizar su negocio


Con los avances tecnológicos de la Cuarta Revolución Industrial que afectan la forma en que todos vivimos, trabajamos y nos relacionamos entre nosotros, se está produciendo un rápido ritmo de cambio en todas las empresas.

Esto es doblemente cierto en tiempos de incertidumbre, donde las organizaciones de todos los sectores se enfrentan a una necesidad repentina de cambiar a estilos de trabajo y hacer que su negocio sea más resistente y flexible.

Es un buen momento para preguntar cómo su empresa puede organizar sus procesos clave para brindar la mejor experiencia tanto a sus empleados como a sus clientes.

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Con la combinación óptima de personas, procesos y tecnología, puede hacer que su organización se adapte al cambio y esté en la mejor posición para crecer y prosperar.

Con eso en mente, aquí hay siete consejos organizacionales para empresas que lo ayudarán a continuar por el camino correcto. También hemos incluido objetivos relevantes para cada sugerencia, para que pueda medir su éxito a lo largo del tiempo.

7 consejos organizativos para empresas en crecimiento

1. Elimine el bulto tecnológico.

Objetivo: simplificar la pila de tecnología de su empresa para ayudar a su equipo a realizar el trabajo de la manera más eficaz.

La tecnología puede aumentar la organización, la productividad y la colaboración de su empresa. Sin embargo, hay demasiadas herramientas, también conocidas como inflar tecnología.

Cuando una organización usa muchas más aplicaciones y herramientas de las necesarias, puede encontrar rápidamente problemas debido a una complejidad excesiva, distracciones y problemas de seguridad.

Si eso le suena familiar, es hora de evaluar, podar y optimizar la pila de tecnología de su empresa.

Para mantener su ecosistema tecnológico bajo control y aprovechar los beneficios que pueden ofrecer las aplicaciones en la nube, establezca un conjunto coherente de procesos utilizando las aplicaciones y funciones que necesita para hacer el trabajo.

Prepare el escenario para que los empleados no terminen tratando de hacer malabarismos con cientos de cosas diferentes a la vez en demasiadas aplicaciones.

2. Construya una cultura que recompense el enfoque.

Objetivo: en lugar de esperar una comunicación y colaboración constantes de todos los miembros del equipo cuando están en su escritorio, dedique tiempo a que cada empleado se concentre en lo que ofrece el mayor valor.

Mantenerse organizado depende de su capacidad para evitar distracciones, lo que no siempre es fácil en organizaciones que tienen una cultura de interrupción constante disfrazada de colaboración.

Los desperdicios de tiempo diarios más comunes incluyen: el uso de herramientas comerciales que son demasiado complejas o inadecuadas para el trabajo; distracciones en las redes sociales; e ingreso manual de datos en múltiples sistemas diferentes que no funcionan bien juntos.

Tampoco olvidemos la llamada fatiga de notificaciones causada por ser bombardeados con notificaciones y correos electrónicos irrelevantes todos los días.

Estas son algunas de las mejores formas de deshacerse de las pérdidas de tiempo en su negocio:

  • Utilice herramientas basadas en la nube cuidadosamente seleccionadas que todos en su empresa saben cómo utilizar.
  • Cree un ecosistema tecnológico integrado que maximice la eficiencia.
  • Establezca procesos en toda la empresa que minimicen las reuniones de negocios innecesarias.
  • Anime a los miembros del equipo a bloquear las distracciones durante períodos específicos de tiempo concentrado.

Las empresas más organizadas son aquellas que se dan cuenta de que no tienen que hacer cosas. como siempre lo han hecho.

¿Qué procesos y suposiciones puede repensar para que su negocio sea más organizado y productivo?

3. Migre a la nube.

Objetivo: identificar las prácticas comerciales que aún se administran a través de sistemas o herramientas obsoletos y planificar cómo reemplazarlos con flujos de trabajo y aplicaciones basados ​​en la nube.

Casi todas las empresas utilizan algún tipo de tecnología en la nube, incluso si no es más que un correo electrónico basado en la web. Pero hay más en la nube de lo que muchas empresas creen.

Ya sea que se trate de gestión de relaciones con el cliente (CRM), almacenamiento de datos o automatización empresarial entregada a través de la web, casi cualquier carga de trabajo digital se puede migrar a la nube.

Con las herramientas SaaS, o las aplicaciones basadas en la nube con un modelo de suscripción, su empresa puede escapar de las limitaciones físicas de las computadoras de escritorio y permitir que los empleados se lleven su trabajo dondequiera que estén.

Continúe llevando su negocio más lejos en la nube y minimice los pasos hacia adelante y hacia atrás que resultan de los entornos informáticos obsoletos.

4. Adopte diferentes estilos de trabajo.

Objetivo: crear un plan para preparar su negocio para el futuro adoptando diferentes estilos de trabajo, como el trabajo a distancia o los horarios flexibles.

Desde nuevas empresas ágiles hasta empresas impulsadas por la transformación digital, muchas organizaciones ya están adoptando los beneficios de diferentes estilos de trabajo, incluida una mayor productividad, menores costos de oficina y acceso a talentos más diversos.

Pero incluso si su organización está lejos de estar lista para disfrutar de todos los beneficios del trabajo remoto y los horarios flexibles, convertirlo en una prioridad a largo plazo ayudará a preparar su negocio para el futuro y facilitará la adaptación.

Si está buscando habilitar un trabajo más remoto en su empresa, aquí hay algunos consejos para que la transición sea lo más fácil posible:

  • Cambie las políticas de su empresa para cumplir con las mejores prácticas de trabajo remoto.
  • Fortalezca la comunicación y la colaboración del equipo con aplicaciones basadas en la nube como Slack.
  • Reduzca la adicción a las reuniones en persona mediante la introducción de aplicaciones de videollamadas.
  • Modifique su pila de tecnología para enfocarse en aplicaciones basadas en la nube que su equipo puede usar en cualquier lugar.

5. Concéntrese en metas más pequeñas.

Objetivo: revisar los objetivos a nivel empresarial, departamental e individual para asegurarse de que se dividan en pasos procesables.

Es difícil para su empresa mantenerse organizada si establece metas ambiciosas que son intimidantes y difíciles de enfocar.

En cada departamento y función laboral, determine cómo es más probable que su equipo logre sus objetivos clave antes de dividirlos en los siguientes pasos prácticos.

Con hitos más pequeños y fácilmente medibles, su equipo estará en la mejor posición para mantenerse concentrado y evitar el agotamiento y la confusión.

6. Deseche la tarjeta.

Objetivo: identificar qué está causando las pilas de papel en su organización y crear procesos para minimizarlo.

El papel es una fuente común de confusión en muchas oficinas, pero en gran medida se puede evitar. Si aún no tiene un sistema de almacenamiento digital, es hora de crear uno.

Estas son algunas de las mejores formas de ayudar a su empresa a dejar de utilizar papel:

  • Adjunte notas y archivos a los registros de los clientes de forma digital en su CRM.
  • Utilice aplicaciones de equipo como Google Drive para colaborar en proyectos de equipo.
  • Lleve la firma de documentos en línea con aplicaciones como DocuSign.

Cuanto más reduzca su dependencia del papel, más rápido se modernizará su negocio y más fácil será organizar sus flujos de trabajo.

Las empresas establecidas pueden tener dificultades, ya que a menudo tienen grandes cantidades de información en documentos impresos o en medios digitales físicos.

Empiece por escanear y digitalizar todo y cargarlo en un sistema de gestión de documentos: ¡es mucho más organizado que tener montones de documentos en papel y recibos apilados en la oficina!

7. Automatice los flujos de trabajo.

Objetivo: identificar lo que consume tiempo innecesariamente en su organización y determinar cómo utilizar los flujos de trabajo automatizados para liberar más tiempo para lo que importa.

Si hay algo que mata la productividad por encima de todos los demás, son los engorrosos procesos manuales que consumen tiempo y dejan los flujos de trabajo abiertos a errores humanos.

Importar o exportar datos manualmente entre su marketing por correo electrónico y el software CRM puede no parecer un gran problema al principio, hasta que se dé cuenta de que necesita hacer lo mismo con muchas otras aplicaciones y bases de datos. En última instancia, los desafíos de escala lo hacen prácticamente imposible.

Un consejo sabio sostiene que todo lo que pueda automatizarse debería automatizarse. Podría comenzar automatizando:

  • Puntaje de clientes potenciales para nuevos clientes potenciales en su base de datos
  • Las ventas impulsan los flujos de trabajo del correo electrónico
  • Copia de seguridad y sincronización de rutinas entre aplicaciones
  • Procesos de soporte al cliente, como notificar a los administradores de cuentas sobre tickets de soporte o realizar encuestas NPS
  • Enriquezca los datos en todas las aplicaciones con integraciones bidireccionales, como entre su CRM y la plataforma de correo electrónico

El objetivo debe ser unificar sus sistemas y procesos tecnológicos en un entorno cohesivo donde todos los miembros de su equipo tengan acceso a información precisa y actualizada en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren físicamente.

Con las herramientas y los datos adecuados al alcance de la mano, todos los miembros de su equipo pueden mantenerse organizados sin atascarse en tareas manuales repetitivas o pasar horas tratando de rastrear ese documento clave.

Cuando hay tantas cosas que hacer en su negocio, mantenerse organizado no es fácil. Pero al optimizar los procesos centrales y mirar hacia el futuro, puede abordar los desafíos de escala y poner su negocio en la mejor posición para prosperar en los próximos años.

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