More share buttons
Share on Pinterest

7 mejores prácticas y consejos esenciales para administrar el correo electrónico


La gestión de correos electrónicos es una tarea que requiere mucho tiempo.

¿Sabías que el profesional promedio recibe 121 correos electrónicos al día?

Para la mayoría de los trabajadores, hasta el 28% de su semana laboral se dedica a leer y responder correos electrónicos.

Por lo tanto, no es de extrañar que estemos constantemente inundados de correos electrónicos y, como resultado, seamos menos productivos en el trabajo.

Pero no tiene por qué ser así.

Si puede aportar estructura y organización a la forma en que maneja los correos electrónicos, la vida se vuelve más fácil.

Tendrá más tiempo para sí mismo y tendrá una mayor capacidad para producir un trabajo más impactante.

Echemos un vistazo a algunas tácticas y estrategias de gestión de correo electrónico probadas.

1. Asignar tiempo de correo electrónico en su calendario

Al igual que tomarse un tiempo para usted, reserve un tiempo estructurado para sus correos electrónicos en su agenda.

¡Esto es importante para hacer esto porque el trabajador promedio revisa sus correos electrónicos casi 74 veces al día!

Es mucho tiempo, energía y esfuerzo agotado haciendo algo que no necesariamente necesita tanto ancho de banda mental.

Pero aquí está el problema: los correos electrónicos pueden no parecer tan intrusivos como una llamada telefónica, pero terminan creando mucho más estrés.

Como profesionales, a menudo nos preocupamos por ellos, seguimos revisando nuestra bandeja de entrada y terminamos perdiendo nuestro enfoque en las cosas que realmente importan.

Entonces eso nos lleva a la estrategia más básica: asignar una cantidad fija de tiempo cada día para procesar correos electrónicos.

Puede hacerlo todo a la vez o programar bloques de tiempo a lo largo del día. solo para el correo electrónico.

Idealmente, evite la multitarea al revisar sus correos electrónicos. Esto se debe a que cuando minimiza las distracciones y permanece concentrado, se vuelve más fácil pasar por todo.

Deje tiempo.

Tim Ferriss analiza un gran truco de plantilla de correo electrónico en su éxito de ventas La semana laboral de 4 horas:

“Debido a la gran carga de trabajo, actualmente reviso y respondo correos electrónicos dos veces al día a las 12:00 p.m. ET [or your time zone] y 4 p.m. ET. Si necesita asistencia urgente (asegúrese de que sea urgente) que no puede esperar hasta las 12:00 o 16:00, comuníquese conmigo por teléfono al XXX-XXX-XXXX. “

Las conclusiones aquí son bastante sencillas pero profundas.

Primero, los correos electrónicos pueden esperar. En segundo lugar, si es muy urgente, NO envíe un correo electrónico. En cambio, levante el teléfono.

2. Crea etiquetas, carpetas y categorías

La organización es una forma de simplificar la gestión del correo electrónico. Esto implica configurar etiquetas, carpetas y categorías.

Tenga en cuenta que no existe una regla estándar que se aplique a la creación de categorías.

Dependería totalmente de la persona, los correos electrónicos que reciba.y cómo preferirían separar sus mensajes.

Por ejemplo, una persona en finanzas puede necesitar varios archivos. Uno para facturas, otro para reembolsos, etc.

Un empleado de marketing puede tener registros como llamadas entrantes, solicitudes de publicación de invitados, publicidad, etc.

La clave es priorizar, agrupar y clasificar los correos electrónicos en categorías.

La mayor ventaja de organizar sus correos electrónicos de esta manera es que resulta muy fácil localizar correos electrónicos específicos con solo unos pocos clics.

Además de crear carpetas básicas, también puede configurar categorías principales y crear subcategorías debajo de ellas.

Para hacer esto en Gmail, por ejemplo, diríjase a su bandeja de entrada y mira el menú de la barra lateral izquierda en vista completa.

En la pestaña “categorías” encontrará “administrar etiquetas”. Haga clic en “crear una nueva etiqueta” aquí.

Etiquetas de Gmail.

Cada etiqueta que crea es esencialmente una carpeta. Así que dale un nombre apropiado (búsqueda amigable).

Gmail también le permite asignar diferentes colores a sus etiquetas.

3. Tócalo una vez

El principio de una sola vez se basa en la toma de decisiones rápidas cuando se trata de correos electrónicos.

También se conoce como el método Only Handle It Once (OHIO).

La idea aquí es que volver a visitar un correo electrónico una y otra vez es una pérdida de tiempo.

Así que lo tocas una vez, actúas en consecuencia, lo guardas y luego pasas al siguiente correo electrónico.

El principio de una sola pulsación puede parecer fácil, pero puede ser un poco difícil de seguir cuando se trata de correos electrónicos porque tendemos a retrasar la respuesta a los correos electrónicos.

Pero tener esta mentalidad es importante porque la mayoría de nosotros manejamos grandes volúmenes de correos electrónicos todos los días.

Esto evitará que te distraigas constantemente. por la idea de correos electrónicos sin respuesta, que pueden reducir drásticamente su productividad.

4. Siga la regla de 1 minuto

La regla de un minuto le ayuda a administrar mejor sus correos electrónicos y su tiempo.

Esto es lo que implica: si solo le toma un minuto responder a un correo electrónico, hágalo de inmediato.

De esta manera, no solo se queda sentado en correos electrónicos que se pueden procesar y archivar instantáneamente. También borra su bandeja de entrada más rápido.

Regla de un minuto.

Una variación de esta regla es la regla de los dos minutos, introducida por David Allen, autor de Hacer cosas.

El concepto aquí sigue siendo el mismo: si solo toma 2 minutos responder a un correo electrónico, hágalo de inmediato.

5. Lea de arriba a abajo, escriba de abajo hacia arriba

Atish Davda, CEO de EquityZen, ofrece una forma única de navegar por su bandeja de entrada.

Leer correos electrónicos por hilos de discusión en orden cronológico inverso y responda en orden cronológico.

Según Atish Davda:

«Ce piratage nuancé tire parti du fait que certaines personnes répondent immédiatement aux e-mails, déclenchant parfois un ‘match de tennis’ par e-mail, mangeant l’heure que vous avez réservée pour traiter toute votre boîte de réception et vous laissant derrière vosotras. Si responde a los correos electrónicos en orden cronológico, es menos probable que se vea atrapado en los intercambios de correo electrónico y más probabilidades de mantener el rumbo. “

6. Sepa cuándo enviar correos electrónicos

La administración de correo electrónico se trata tanto del tipo y volumen de correos electrónicos que envía como del tipo y volumen de correos electrónicos que recibe.

Hay un dicho famoso: Si desea recibir menos correos electrónicos, envíe menos correos electrónicos.

Cuando se trata de enviarlos, depende de la naturaleza de tu trabajo.

Esto se debe a que hay ciertas funciones en las que los empleados realizan la mayor parte de su trabajo diario en los correos electrónicos.

Aquellos que trabajan en el área del éxito del cliente, por ejemplo, deben contactar regularmente a los clientes existentes. Y, en general, el correo electrónico es el canal preferido para esto.

En tal función, asegúrese de que sus comunicaciones sean nítidas y claras.

Una de las formas de enviar menos correos electrónicos es elegir qué conversaciones desea tener en el correo electrónico y cuáles desea tener en una llamada.

Si solo notifica a un cliente de una actualización, el correo electrónico funcionará.

Pero, si desea informarse con un cliente y averiguar qué piensan sobre el uso de su producto o servicio, hágalo mediante una llamada. De lo contrario, podría generar una gran cantidad de correos electrónicos de ida y vuelta.

Para funciones como Ventas y Generación de leads (equipos que envían correos electrónicos masivos), debe confirmar si sus correos electrónicos se envían correctamente.

Si sus correos electrónicos caen en la carpeta de correo no deseado o rebotan con frecuencia, es posible que su dominio esté bloqueado.

Es por eso que usar una herramienta para verificar direcciones de correo electrónico puede resultar útil.

De esta manera, puede estar seguro de que está enviando un correo electrónico a la persona adecuada y de que su tiempo y energía no se desperdician.

7. Convierta sus cuentas de correo electrónico grupales en bandejas de entrada compartidas.

La mayoría de las empresas tienen cuentas de correo electrónico grupales como [email protected] y [email protected].

Facilitan que los forasteros se pongan en contacto con su marca.

Pero aquí está el problema: los correos electrónicos grupales pueden volverse tan aburridos y abrumadores como los grupos de WhatsApp.

Hay un flujo constante de mensajes entrantes a estas cuentas de correo electrónico. lo que se ve agravado por el hecho de que no existe una manera fácil de asignar correos electrónicos a personas y realizar un seguimiento de esas tareas.

Debe poder optimizar los correos electrónicos que llegan a las bandejas de entrada grupales y tener flujos de trabajo organizados para que haya menos desorden y cada miembro del equipo tenga claro en qué correo electrónico debería funcionar.

Aquí es donde un sistema de emisión de tickets por correo electrónico como Winter puede resultar útil.

Le ayuda a administrar las bandejas de entrada compartidas de atención al cliente directamente desde su bandeja de entrada de Gmail.

Puede asignar fácilmente correos electrónicos como tareas a todos los miembros de su equipo con un solo clic – sin utilizar los forwards.

También puede tener comunicación interna de ida y vuelta sin escribir más correos electrónicos.

Concluir

No existe un enfoque único para la gestión del correo electrónico, por lo que es importante tener en cuenta que no todas estas estrategias funcionarán para usted.

Es posible que deba experimentar para ver qué consejos funcionan para usted.

Comprométase a tener una estructura con el manejo de su correo electrónico y comenzará a ver efectos en todo su flujo de trabajo.

Independientemente del enfoque que adopte, la coherencia es clave si su objetivo es mantener una bandeja de entrada limpia y organizada.

Esta publicación fue escrita por Ganesh Mukundan, especialista en marketing de contenidos en Invierno que ama todo lo relacionado con la experiencia del cliente y el servicio al cliente.

A Ganesh le apasiona contar historias de clientes deliciosas, investigar las tendencias de CX y sumergirse en conceptos como VoC y Customer Journey Mapping.

Cuando no está trabajando, Ganesh disfruta rapeando, jugando al fútbol y viendo programas de televisión nórdicos.





#mejores #prácticas #consejos #esenciales #para #administrar #correo #electrónico

Source link

MArketing

Se ve que quieres mejorar

Regístrate en nuestras consultorIAS GRATIS, Te mandaremos una confirmación

AGENCIA DE MARKETING DIDITAL EN MEXICO

Todo lo que necesitas para vender y crecer tu negocio por Internet con una agencia de marketing digital.